Inschrijvingsbewijs auto — wat staat erop, duplicaat en kostprijs

Het inschrijvingsbewijs is het document dat aantoont dat een voertuig wettelijk is ingeschreven in België en welke natuurlijke persoon of rechtspersoon als houder staat geregistreerd. Het wordt ook wel "deel I" en "deel II" genoemd: deel I is het bewijs dat u fysiek bij de wagen moet kunnen voorleggen (controle door politie of douane); deel II bevat aanvullende gegevens en wordt vooral gebruikt bij administratieve handelingen.

Niet verwarren met het roze overschrijvingsformulier: dat document hoort bij het inschrijvingsbewijs maar dient uitsluitend om een eigendomsoverdracht aan te geven aan de DIV. Zonder geldig inschrijvingsbewijs en zonder correct ingevuld roze formulier is er geen geldige overschrijving mogelijk.

Het inschrijvingsbewijs is geen verzekeringsbewijs en geen keuringsbewijs. Wel staan er technische gegevens op die moeten overeenkomen met het voertuig en met het gelijkvormigheidsattest (COC). Bij elke inschrijving of wijziging (import, herkeuring na grote aanpassingen) moeten die gegevens kloppen.

Jarenlang had België een groter, rechthoekig inschrijvingsbewijs — herkenbaar aan de typische lay-out met meerdere talen en een vaste structuur. Sinds de invoering van het Europese creditcardformaat voor voertuigdocumenten ziet u steeds vaker een compacte kaart, vergelijkbaar met een bankkaart, met de belangrijkste gegevens in een gestandaardiseerde volgorde.

Beide formaten zijn geldig zolang ze door de DIV zijn afgeleverd en niet zijn ingetrokken. Bij een adreswijziging of naamswijziging krijgt u soms een vervangdocument; het oude bewijs verliest dan zijn geldigheid — bewaar geen verouderde exemplaren als "bewijs van eigendom".

Op de voorzijde staan typisch: het VIN (chassisnummer), het merk en handelsbenaming, de categorie van het voertuig, de datum van de eerste inschrijving, en de identificatie van de houder. De achterzijde kan technische massa's, emissieklasse, kleurcode en andere homologatiegegevens bevatten — afhankelijk van het voertuigtype en het uitgifte­moment.

Het VIN (Vehicle Identification Number) is het unieke chassisnummer van 17 tekens. Het moet exact overeenkomen met de plaat in de motorruimte, op het COC-document en in de Car-Pass. Een verschil is een rode vlag voor fraude of een fout bij eerdere inschrijving — laat dat altijd rechtzetten vóór u verkoopt.

De eerste inschrijving (datum) bepaalt mee de leeftijd van het voertuig voor onder meer de BIV-berekening bij een eerste Belgische inschrijving na import. Kopers en importeurs gebruiken die datum om de verwachte BIV en eventuele milieutaksen te schatten — zie ook onze BIV-calculator.

Massa's en laadvermogen: het voertuig heeft een leeggewicht en een maximaal toegelaten massa (MTM). Voor bedrijfswagens en aanhangwagen­combinaties zijn die gegevens cruciaal voor rijbewijs­categorie en fiscale classificatie (personenwagen versus lichte vracht).

Brandstof en emissie: benzine, diesel, hybride, elektrisch of gas beïnvloeden onder meer verkeersbelasting, LEZ-toelating en eventuele premies. De emissieklasse (Euro-norm) staat vermeld of is af te leiden uit de homologatie — controleer dit bij oudere dieselwagens die nog Brussel of Antwerpen binnen moeten.

Kleur en typegoedkeuring: kleurcodes zijn gestandaardiseerd; afwijkingen t.o.v. de oorspronkelijke homologatie (bijvoorbeeld na volledige herlak) kunnen een keuring of aanpassing van het inschrijvingsbewijs vereisen. Bij twijfel: vraag uw keurings­centrum of de DIV.

Bij verlies of diefstal moet u zo snel mogelijk een duplicaat aanvragen. Rijd niet structureel zonder geldig deel I: bij controle riskeert u een proces­verbaal. Diefstal kunt u best ook aangeven bij de politie — het attest kan nodig zijn voor de administratie.

Een duplicaat vraagt u aan bij uw gemeentebestuur (dienst bevolking of burgerlijke stand) of via de digitale kanalen van de FOD Mobiliteit, afhankelijk van uw situatie en of u particulier of rechtspersoon bent. De exacte procedure en het aanvraag­kanaal kunnen evolueren; controleer daarom altijd de officiële website mobiliteit.belgium.be voor de actuele stappen.

De kostprijs van een duplicaat bedraagt typisch rond de €30 (administratieve retributie), exclusief eventuele gemeentelijke kosten. De levertermijn is meestal een paar werkdagen tot twee weken, afhankelijk van drukte en drukwerk. Vraag een tijdelijke attestering alleen aan als dat officieel wordt aangeboden — tussenoplossingen zijn zeldzaam.

Tot u het duplicaat heeft, kunt u het voertuig in principe niet overschrijven. Plan een verkoop dus pas na ontvangst van het nieuwe bewijs, of maak duidelijke afspraken met de koper over uitstel. Voor import en herinschrijving gelden bijkomende regels — zie onze import­gidsen.

Wanneer u verkoopt, overhandigt u het inschrijvingsbewijs aan de koper samen met de andere verplichte documenten: geldig keuringsbewijs (tenzij verkoop aan handelaar onder de wettelijke uitzonderingen), Car-Pass, COC waar nodig, en alle sleutels zoals afgesproken.

Het roze overschrijvingsformulier heeft drie delen. Beide partijen ondertekenen het deel "voor de DIV". De koper (of diens verzekeraar) dient de digitale inschrijving in via WebDIV. Zonder die stap blijft u in de databank als houder aangemerkt — met alle gevolgen voor verzekering en boetes.

Een schriftelijke verkoopovereenkomst (zie onze gratis generator op carvex) is geen vervanging voor de DIV-procedure, maar wel een sterk bewijs van de commerciële afspraken: prijs, kilometerstand en staat van het voertuig. Combineer beide voor een zorgeloze overdracht.

Verkoopt u aan een handelaar? Dan is een keuringsbewijs vaak niet verplicht voor de overdracht aan de zaak, maar het inschrijvingsbewijs en de Car-Pass blijven belangrijk voor de prijsbepaling. Verkoopt u aan een particulier? Check altijd de vervaldatum van de keuring (maximaal twee maanden oud op het moment van overschrijving in de praktijk).

In Nederland spreekt men over het kentekenbewijs (deel 1A en 1B) en de tenaamstellingscode — een structuur die verschilt van het Belgische inschrijvingsbewijs en roze formulier. Wie een Nederlandse wagen importeert, gebruikt het Nederlandse document tot de eerste Belgische inschrijving rond is; daarna krijgt u een Belgisch inschrijvingsbewijs en Belgische nummerplaat.

De RDW-registratie in Nederland bevat publieke kilometer­informatie die vergelijkbaar is met onze Car-Pass, maar de documenten zijn niet identiek. Ga bij import niet af op alleen het Nederlandse papierwerk: u heeft nog steeds een Belgische keuring (voor voertuigen ouder dan vier jaar bij eerste inschrijving hier), een geldig COC en een BIV-berekening nodig.

Na de Belgische inschrijving is het Nederlandse kentekenbewijs niet langer het geldige bewijs van eigendom in België. Bewaar het wel in uw administratie tot de overschrijving volledig is verwerkt — het kan nuttig zijn bij geschillen of bij export terug naar het buitenland.